Optimierte Terminbuchungen für Arztpraxen

Wir helfen Arztpraxen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse

Kennen Sie das Problem aus Ihrer Arztpraxis? Patienten melden sich für Termine an, aber erscheinen nicht. Oder Ihre Rezeption ist täglich stundenlang mit der Koordination und Verwaltung von Terminen beschäftigt. Wir haben die Lösung für Sie! Unser innovatives System für automatische Terminvergabe und -erinnerungen entlastet Ihr Team, optimiert die Terminverwaltung und sorgt dafür, dass Ihre Patienten pünktlich und gut vorbereitet in die Praxis kommen. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung für Ihre Praxisbedürfnisse. Sparen Sie Ihrem Empfangspersonal täglich mehrere Stunden Arbeit und senken Sie dabei gleichzeitig die Kosten.

Die typischen Herausforderungen einer Arztpraxis

Erreichbarkeit

Schwierigkeiten, die Arztpraxis telefonisch oder online zu erreichen, können zu Frustration führen, insbesondere wenn dringende Anfragen oder Terminvereinbarungen betroffen sind.

Unser Online-Terminvergabe-System löst dieses Problem, indem es den Patienten die Möglichkeit bietet, jederzeit über ein Kontaktformular auf Ihrer Webseite oder einen intelligenten Chatbot in Facebook Messenger oder Instagram Termine zu buchen. Dadurch sind die Patienten nicht mehr auf die Sprechzeiten angewiesen und können ihre gewünschten Termine bequem von zu Hause aus vereinbaren.

Buchung von Terminen

Verzögerungen, Überbuchungen oder unklare Terminvergaben können erhebliche Unzufriedenheit bei den Patienten verursachen und das Gefühl vermitteln, dass die Praxis ihre Zeit effektiv verwaltet.

Mit unserem CRM-System können Patienten selbstständig aus verfügbaren Terminen wählen, entweder über das Kontaktformular auf Ihrer Webseite oder den intelligenten Chatbot. Dieser begleitet die Patienten durch den Buchungsprozess und sorgt dafür, dass die Auswahl der Termine einfach und benutzerfreundlich ist, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern signifikant vermindert wird.

Lange Wartezeiten

Patienten müssen oft lange im Wartezimmer warten, was zu Frustration führen kann. Dies kann auf oft auf Überbuchungen oder unvorhergesehene Notfälle zurückzuführen sein.

Durch die intelligente Verwaltung der Termine und die Vermeidung von Überbuchungen, die durch unser System sichergestellt wird, reduzieren wir die Wartezeiten erheblich. Patienten werden effizient eingeplant, was eine hohe Zufriedenheit sowie ein verbessertes Gesamterlebnis für alle Beteiligten garantiert.

Jetzt unverbindlich informieren

Sind Sie bereit, die Terminvergabe in Ihrer Arztpraxis zu revolutionieren? Vereinbaren Sie noch heute einen 30-minütigen Zoom-Call mit uns, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren und individuelle Fragen zu klären. Alternativ können Sie auch einfach unser Infomaterial per E-Mail anfordern und in Ruhe alle Informationen durchsehen.

So funktioniert die optimierte Terminvergabe einer Arztpraxis

Patientenregistrierung:
Ihre Patienten können sich direkt über Ihre Webseite für eine Erstsichtung anmelden. Diese Anmeldung wird durch ein sicheres Formular unterstützt, das alle erforderlichen Informationen erfasst.
Automatisierte Dokumentenübermittlung:
Nach der Registrierung erhalten die Patienten automatisch alle notwendigen Dokumente, wie Anamnesebögen und Datenschutzerklärungen, die sie vor ihrem Termin ausfüllen können.
Terminplanung:
Das System ermöglicht es den Patienten, einen Termin auszuwählen, sobald alle erforderlichen Dokumente eingereicht sind. Dies sorgt dafür, dass die Terminbestätigung nur dann erfolgt, wenn die Unterlagen vollständig sind.
Reduzierung des Verwaltungsaufwands:
Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Sie die Arbeitslast an Ihrer Rezeption erheblich reduzieren. Dies könnte zu einer Einsparung von bis zu 3 Stunden Arbeit pro Tag führen.
Nachverfolgung und Reviews:
Ein automatisierter Follow-up-Prozess sorgt dafür, dass Sie nach dem Termin mit den Patienten in Kontakt treten, um Feedback einzuholen und um eine Bewertung zu bitten. Dies stärkt die Patientenbindung und ermöglicht Ihnen wertvolle Rückmeldungen.

Vorteile der automatischen Terminbuchung für Arztpraxen

24/7 Zugänglichkeit: Patienten können jederzeit über verschiedene Kanäle, wie Ihre Webseite oder Social Media, einen Termin buchen.
Effiziente Terminverwaltung: Minimierung menschlicher Fehler durch automatisierte Buchungen über den Chatbot oder das Kontaktformular.

Zufriedenheit der Patienten: Reduzierte Wartezeiten und eine einfache, schnelle Terminbuchung erhöhen die Patientenzufriedenheit.
Optimale Ressourcennutzung: Ihr Praxisteam gewinnt Zeit für die persönliche Patientenversorgung und muss sich weniger um die Terminverwaltung kümmern.

Häufig gestellte Fragen zur automatischen Terminvergabe

Wie funktioniert die Online-Terminvergabe?

Die Patienten können über ein Kontaktformular auf Ihrer Webseite oder durch einen KI-gesteuerten Chatbot in Facebook Messenger oder Instagram einen Termin buchen. Der Buchungsprozess ist intuitiv gestaltet, sodass die Patienten leicht durch die Schritte geführt werden, bis die Buchung abgeschlossen ist. Dies sorgt für eine einfache und bequeme Terminvergabe, ohne dass ein Anruf erforderlich ist.

Kann ich die Termine selbst verwalten?

Ja, unser CRM-System gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Terminverwaltung. Sie können Termine hinzufügen, ändern oder löschen und haben jederzeit einen Überblick über alle bereits gebuchten Termine. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Änderungen schnell vorzunehmen und somit den Praxisbetrieb effizient zu gestalten.

Was passiert bei einer Terminabsage?

Patienten haben die Möglichkeit, ihre Termine einfach über die gleiche Plattform abzusagen oder zu verschieben. Sobald ein Termin storniert wird, wird er sofort wieder für andere Patienten freigegeben, sodass keine wertvolle Zeit verloren geht und die Praxiskapazität optimal genutzt wird.

Wie sicher sind die Patientendaten?

Alle Patientendaten werden durch moderne Sicherheitsmaßnahmen geschützt, einschließlich der Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung. Wir halten uns an die aktuellen Datenschutzbestimmungen und garantieren die Vertraulichkeit und Integrität der Daten, sodass Patienten sich darauf verlassen können, dass ihre Informationen in sicheren Händen sind.

Wie lange dauert die Implementierung des Systems?

Die Implementierung des Systems erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um alle notwendigen Schritte schnell und effizient abzuwickeln. Während dieser Zeit wird auch darauf geachtet, dass Ihr Team gut geschult ist, um das System problemlos nutzen zu können.

Welche Art von Schulungen bieten Sie an?

Wir bieten aktuell keine Schulungen vor Ort an, hingegen steht unser Support-Team Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und Hilfestellung zu leisten. Wir stellen sicher, dass Sie alle Informationen zur Verfügung haben, um unser System optimal nutzen zu können.

Was sind die Kosten für diesen Service?

Das System wird monatlich berechnet, und die Kosten richten sich nach den individuellen Bedürfnissen Ihrer Praxis. Die Preise beginnen bei 199 € und beinhalten zudem einen Support-Service, damit Sie jederzeit einen Ansprechpartner zur Verfügung haben, um Unterstützung zu erhalten.

Gibt es Unterstützung nach der Implementierung?

Ja, nach der Implementierung steht Ihnen unser technischer Support zur Verfügung, um bei Fragen oder möglichen Problemen zu helfen. Wir möchten sicherstellen, dass Sie das Beste aus unserem System herausholen und Ihre Praxis reibungslos läuft.

Kann ich Änderungen im Terminangebot vornehmen?

Änderungen im Terminangebot können in Echtzeit über unser CRM-System vorgenommen werden. Sie können Termine sofort hinzufügen, bearbeiten oder löschen, sodass Ihre Patienten immer die aktuellsten Informationen sehen. Dies gewährleistet, dass die Terminplanung stets auf dem neuesten Stand ist.

Wie kann ich Feedback von Patienten erhalten?

Nach der Buchung haben Sie die Möglichkeit, automatisierte E-Mails oder Nachrichten über den Chatbot zu senden, um Feedback zum Termin zu erhalten. Diese Rückmeldungen sind wertvoll, um potenzielle Verbesserungen im Buchungsprozess zu identifizieren und die Patientenzufriedenheit weiter zu steigern.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unser System Ihre Praxis entlasten kann?

Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung per Zoom. Unsere Experten stehen bereit, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen maßgeschneiderte Lösungen vorzustellen.